Am 22. August 2023 fand die zwölfte IT-Beschaffungskonferenz an der Universität Bern statt und auch Abraxas nutzte die Gelegenheit, um sich der Beschaffungs-Community zu präsentieren. Die Konferenz richtet sich an ausschreibende Stellen der Verwaltung, Einkäufer:innen, Projektleitende, Berater:innen und weitere Fachpersonen, die sich im Rahmen von öffentlichen Beschaffungen mit Informations- und Kommunikationstechnologien (ICT) auseinandersetzen.
Schulterblick in Abraxas Bid Calls
Account- & Service-Management-Leiterin Kathrin Kölbl und CTO Levis Pereira boten den Anwesenden einen Einblick in die internen Mechanismen und Überlegungen auf Seiten eines Anbieters. Welche Faktoren führen zu Entscheidungen, ob man offeriert oder eben nicht. Take-away für die Anwesenden war eine Liste von Dos und Don'ts:
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Klare und verständliche Ausschreibungsunterlagen: Ausschreibende sollten sicherstellen, dass die Ausschreibungsunterlagen klar formuliert und verständlich sind. Fachjargon ist zu vermeiden und eine klare Sprache zu verwenden, um die Anforderungen und Erwartungen deutlich zu kommunizieren. Dies macht es auch vergleichbarer.
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Digitaler Prozess von A bis Z: Unterlagen werden digital angeliefert, da macht es auch Sinn, dass wir unsere Unterlagen digital abliefern können und nicht haufenweise Papierstapel an Kunden abgeben müssen.
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Zulassungsvoraussetzungen: Hierzu gehören beispielsweise Qualifikationen, Referenzen oder finanzielle Nachweise, die Anbieter erfüllen müssen, um an der Ausschreibung teilnehmen zu können. Diese sollen adäquat gewählt sein.
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Frageforum: Anbietende sollten Zeit für Fragen haben. Am besten in einem Frageforum, welches unmittelbar nach der Publikation gestartet wird.
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Ausreichende Vorbereitungszeit: Anbieter brauchen ausreichend Zeit, um ihre Angebote vorzubereiten. Komplexe Projekte erfordern in der Regel eine angemessene Frist, um qualitativ hochwertige und durchdachte Angebote einzureichen. Auch die Ferienzeit sollte bei Festlegung der Einreichungsfrist berücksichtigt werden. Ausschreibungen vor den Sommerferien oder vor Ende Jahr schliessen einige Anbieter aus.
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Standards: Standardisierte Vorlagen und Formulare erleichtern das Einreichen von Angeboten. Dies vereinfacht den Prozess für die Anbieter, da sie sich an vorgegebene Strukturen und Formate halten können.
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Externe Unterstützung: Eine Ausschreibung ist für viele kein Daily Business. Es gibt externe Beratende, welche sich darauf fokussiert haben. Daher macht es Sinn mit externen Beratenden zusammenzuarbeiten.
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Bewertungskriterien sollten einfach und fair sein: Keine komplizierten Formeln, um die Auswahl einzuschränken. Wir haben schon erlebt, dass wegen einer Differenz von 300 CHF bei einem Millionendeal ein Mitbewerber ausgeschlossen wurde.
Positives Fazit
«Auf Grund der Fragen und der Diskussion nach unserem Referat, hat man gemerkt, dass wir den Nerv des Interesses getroffen haben», zieht Levis Pereira eine positive Bilanz des Auftritts. Auch für Kathrin Kölbl war es richtig und wichtig, dass man diesen Schritt gemacht hat: «Wir konnten so zeigen, wie wichtig es ist, dass Ausschreibungen partnerschaftlich und auf Augenhöhe ablaufen. Die meisten Diskussionen gab es bei den Themen 'Referenzen' und 'Möglichkeiten Fragen in einem Forum live zu stellen'. Beide Themen werden auch auf der ausschreibenden Seite diskutiert und ich hoffe, dass wir mit unseren Inputs ein paar Gedankenanstösse liefern konnten.»
