Mit mobilen Technologien erhöht die Kantonspolizei St. Gallen die Effizienz ihrer Mitarbeitenden. Das zentrale Management der Devices und Apps erfolgt über eine von Abraxas betriebene Enterprise-Mobility-Management-Plattform (EMM) auf Basis von Citrix XenMobile. Die Plattform sorgt für einen sicheren Betrieb der Geräte und stellt die benötigten Apps für das Polizeikorps zur Verfügung.
Sichere Mobile Devices im Polizeieinsatz
Von der Polizei wird Schnelligkeit, Präzision und Angemessenheit erwartet. Dies bei begrenzten Mitteln und immer vielfältigeren Aufgabengebieten. Damit sie den Dienst an der Bevölkerung jederzeit vollumfänglich erfüllen kann, setzt die Kantonspolizei St. Gallen auf den Einsatz von mobilen Technologien. Für das Korps mit 780 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bedeutet mehr Effizienz möglichst viel Präsenz auf der Strasse und möglichst wenig «Papierkram». Mit dem Einsatz mobiler Endgeräte im Rahmen des Projekts «Kapo goes mobile» optimiert die Polizei ihre Prozesse und sorgt dafür, dass die Polizistinnen und Polizisten ihre Zeit effizient nutzen können. Nach einer zehnmonatigen Projektphase wurde das EMM-System in Betrieb genommen. Nun ist die Kapo bereit für den Rollout der Fachapplikationen.
«Von Anfang an war das wichtigste Ziel der Initiative, den Mitarbeitenden so schnell wie möglich Zugang zu den Informationen bereitzustellen, die sie für ihre Aufgaben benötigen», sagt Thomas Diem, Gesamtprojektleiter der Kantonspolizei St. Gallen. «Wenn unsere Polizisten beispielsweise Tatbestände vor Ort digital per Smartphone erfassen, sparen sie sich nicht nur aufwendige Nacharbeiten im Büro - die Informationen können auch sofort für weitere Ermittlungen genutzt werden.»
Zahlreiche Einsatzmöglichkeiten in allen Abteilungen
Die Vorbereitungsphase zeigte schnell, dass die Polizeiarbeit viele Einsatzmöglichkeiten für mobile Technologien bietet. Ein Projektteam bestehend aus Mitarbeitenden aller Hierarchien und Abteilungen führte die Anforderungen zusammen und identifizierte mögliche Prozessoptimierungen. Laut Thomas Diem war diese Phase entscheidend für den Projekterfolg: «Führungskräfte, Techniker, Einsatzleiter oder Regionalpolizisten haben ganz individuelle Erwartungen an die Funktionen einer mobilen Lösung. So entstanden insgesamt rund 80 verschiedene User Stories, die wir später zu elf übergreifenden Anwendungsfällen zusammenfassten.»
Die erarbeiteten Szenarien reichten von der Alarmierung und digitalen Zielführung über die mobile Journalführung und Tatbestandsaufnahme bis zur Unterstützung bei Fahndungen, Personen- und Fahrzeugkontrollen. Das Projektteam definierte auf diese Weise die grundlegenden funktionalen Anforderungen an das Mobility-Programm der Kantonspolizei und zeigte den Bedarf auf, um die notwendigen Investitionen zu tägigen.
Aus technischer Sicht standen für die Projektverantwortlichen vier Dinge im Fokus. «Ein wichtiger Teil unserer Strategie ist, dass die Mitarbeitenden ihre Mobilgeräte auch privat nutzen dürfen», sagt Thomas Diem. «Damit minimieren wir den Schulungsaufwand, steigern die Akzeptanz und erhöhen die Erreichbarkeit.» Höchsten Wert legte man auch auf eine sichere mobile Datenverarbeitung: Es musste sichergestellt werden, dass die höchst sensiblen dienstlichen Informationen strikt von privaten Anwendungen und Daten auf den Mobilgeräten getrennt sind. Ausserdem sollten die Anwender unterwegs möglichst einfach auf alle benötigten Fachapplikationen zugreifen können - und dies auch offline in Gebieten ohne Netzabdeckung. Für die technische Umsetzung holte sich die Kantonspolizei zur Unterstützung die Mobile-Spezialisten der Abraxas Informatik AG an Bord.
Eine Lösung für das Device-, Application- und Information-Management
Als Plattform für die Umsetzung der Strategie wählten die Projektverantwortlichen von Kapo und Abraxas die EMM-Lösung Citrix XenMobile. Sie unterstützt nicht nur das Management der Devices, sondern verfügt auch über Funktionalitäten für das Management der Applikationen auf unterschiedlichen Geräten und Plattformen. Die technische Plattform für die Citrix-Lösung wurde von Abraxas aufgebaut und wird in sicheren, ISO 27001-zertifizierten Schweizer Rechenzentren betrieben. Die Lösung genügt damit höchsten Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Neben dem Betrieb der Lösung übernimmt Abraxas auch die Verwaltung der Endgeräte und Applikationen. Letztere werden auf Basis der individuellen Berechtigungen der Anwenderinnen und Anwender automatisch verteilt.
Die Kapo-Apps werden dabei auf den Geräten in sicheren Containern von den persönlichen Anwendungen der User getrennt. «Mit diesem Ansatz stellen wir sicher, dass zum Beispiel die Fotos der kapoKAMERA nicht im privaten Bilderordner des Smartphones landen und von dort möglicherweise sogar via iCloud und Fotostream mit privaten Endgeräten synchronisiert werden», erläutert Thomas Diem das Konzept. Untereinander können die geschützten Apps jedoch nahtlos miteinander kommunizieren: So lassen sich zum Beispiel Tatortfotos mit der Filesharing-App ShareFile in den dafür vorgesehenen Ordnern im Rechenzentrum speichern - oder über die sichere E-Mail-App WorxMail an Kollegen weiterleiten. Alle Zugriffe von den mobilen Apps auf die internen IT-Ressourcen erfolgen dabei grundsätzlich über verschlüsselte Verbindungen. Einen erheblichen Beitrag zur Anwenderfreundlichkeit leistet dabei der App-übergreifende Single Sign-On.
Effizienzsteigerung bereits nach kurzer Zeit
Schon kurz nach der ersten Rollout-Phase zeigte sich, wie viel die mobilen Geräte zur Optimierung der Polizeiarbeit beitragen. Laut Thomas Diem waren die Mitarbeitenden sofort in der Lage, effizienter zu kommunizieren und schneller zu reagieren. Ausserdem reduzierte sich die Menge der mitzuführenden Papierunterlagen massiv. «Die Anwendungsmöglichkeiten für die mobilen Technologien sind aber längst noch nicht ausgeschöpft», resümiert Thomas Diem. «Wenn man einmal beginnt, in digitalen Workflows zu denken, entdeckt man immer wieder neue Optimierungspotenziale - meist angeregt durch die Ideen und Verbesserungsvorschläge der Anwender. Aus diesem Grund ist es für uns so wichtig, dass wir eine technologische Plattform nutzen, die unterschiedlichste mobile Szenarien abbilden kann. Mit Abraxas haben wir zudem einen Partner an unserer Seite, der uns beim Betrieb der Infrastruktur den Rücken freihält. So können wir uns ganz auf die Weiterentwicklung unserer Arbeitsprozesse und die tiefe Integration unserer Fachapplikationen konzentrieren.»