Mit dem Abraxas CHATBOT bietet die Zürcher Gemeinde Pfäffikon der Bevölkerung einen 24/7-Kanal zur Verwaltung. Das entlastet die Mitarbeitenden der Gemeinde und bringt zusätzliche Vorteile für beide Seiten.
Anaïs Maag, Sachbearbeiterin bei der Gemeinde Pfäffikon, zieht nach 3 Jahren Chatbot eine Zwischenbilanz. (Video: Samuel Näf)
Der Wunsch nach Prozessautomatisierung und einem 24/7-Kundenservice losgelöst von Schalteröffnungszeiten sowie eine konsequente Dienstleistungsorientierung standen am Anfang der Einführung des Chatbots in der Gemeinde Pfäffikon ZH. Als erste Gemeinde in der Region hat Pfäffikon den neuen Service im Sommer 2020 zusammen mit einer rundumerneuerten Website lanciert. Nun – über drei Jahre später – ist die Akzeptanz in der Bevölkerung gross: «Wir spüren auf jeden Fall eine Entlastung bei den Bestellungen von Dokumenten», sagt Anaïs Maag, Sachbearbeiterin Präsidiales bei der Gemeinde Pfäffikon ZH. Dokumente wie Betreibungsregisterauszüge oder Wohnsitzbestätigungen können jederzeit, von überall her und mit jedem Gerät direkt über den Chatbot bestellt werden. Besonderen Mehrwert bringe die integrierte Bezahlmöglichkeit, so Maag: «Das merkt besonders unser Mahnwesen stark».
An das Wegfallen der klassischen Suche mussten sich Websitebesuchende zuerst gewöhnen. Für die Gemeindeverwaltung war das aber nur konsequent, da sie keinen Traffic an die Suche verlieren wollte. Ziel war, Besucherinnen und Besucher direkt auf den Chatbot zu führen, der dank Anbindungen an Fachlösungen über deutlich mehr Funktionen als die bekannte Suchmaske verfügt.
Pfäffikon hat grosse Pläne mit dem Chatbot. «Wir sind noch nicht ganz am Ziel, aber auf dem richtigen Weg», fasst Maag den Einsatz des digitalen Verwaltungsassistenten in ihrer Gemeinde zusammen. Der Ausbau der Chatbot-Funktionalitäten ist deshalb auch ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierungs- & IT-Strategie und soll zusätzliche Automatisierung bringen. Maag wünscht sich zukünftig noch mehr medienbruchfreie Prozesse. Wo möglich und gesetzlich zulässig, sollen Dokumente direkt digital versendet werden.
Unsere Leistungen
- Implementierung des Abraxas CHATBOT
- Entwicklung der Prozesslandschaft und des Sprachmodells
- Unterstützung und Beratung beim fortlaufenden Training des Chatbots
Gemeinde Pfäffikon ZH Abraxas CHATBOT
Abraxas-Kundin seit 2019
Pfäffikon ZH nutzt neben Abraxas CHATBOT auch LOGANTO Einwohner, ZP ZüriPrimo und VI Inkasso & Verlustschein.
Der Bezirkshauptort zählt rund 12'700 Einwohnerinnen und Einwohner und ist malerisch am nur 3.3 km2 grossen Pfäffikersee gelegen. Das Gebiet der heutigen Gemeinde Pfäffikon ZH ist schon seit mindestens 5'800 Jahren bewohnt. Erste Seeufersiedlungen, sogenannte Pfahlbaudörfer, sind bereits im Jahr 3'800 v. Chr. nachweisbar
Unser Mehrwert für Sie
- Der Chatbot übernimmt Routineanfragen und entlastet Verwaltungsmitarbeitende.
- Dank dem Chatbot müssen Einwohnerinnen und Einwohner nicht mehr wissen, welche Amtsstelle sie für ihr Anliegen fragen müssen.
- Die Integration von Fachlösungen ermöglicht die Bestellung von Dokumenten direkt im Chatbot.
- Der Chatbot bündelt die Services der Verwaltung und richtet sie konsequent auf die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer aus.
- Sie profitieren von kontinuierlichen Weiterentwicklungen des Abraxas CHATBOT und neuen Funktionen.
Details zum Abraxas CHATBOT finden Sie hier.