Effiziente Prozesse

Digital automatisierte Prozesse können den Aufwand für Standardgeschäfte zwischen der Bevölkerung, Verwaltungen und Unternehmen signifikant reduzieren. Das ist für alle drei gewinnbringend.

Die Verwaltungen profitieren von effizienten Prozessen, da sie knappe Ressourcen wie Zeit und Personal, effizienter einsetzen können. Zugleich erwarten auch ihre Anspruchsgruppen – von der Bevölkerung über Unternehmen bis zu weiteren Verwaltungen – kostengünstige und zeitsparende Services.

Mit dem Fortschreiten von Digitalisierung und Vernetzung hängt der Erfolg von Unternehmen immer stärker davon ab, wie flexibel und agil sie ihre Dienstleistungen und die zugrunde liegenden Prozesse an die Erfordernisse des Marktes und Bedürfnisse der Kunden anpassen.

Prozess-Effizienz auf allen Ebenen der Verwaltung

Keine Medienbrüche
Die Post per Klick zuweisen, verwalten und archivieren

Digitale Prozesse sind vor allem dann effizient, wenn sie Medienbrüche ausschliessen, denn jeder Medienbruch kostet Zeit.

In Verwaltungen stellt die erste Hürde in vielen Prozessen die physische Post dar. Sie muss mühsam eingescannt, abgelegt und zugewiesen werden. Ein digitaler Posteingang ist hier die Lösung. Die Digitalisierung der physischen Post beseitigt alle damit zusammenhängenden manuellen Prozesse. Damit ist der erste Schritt für die anschliessende Bearbeitung und Archivierung – ohne Medienbrüche getan, und auch die Verteilung an mehrere Zuständige wird ganz einfach per Klick möglich.
Bessere Qualität
Erfolgreicher Datenaustausch dank Standards

Standards sind die Bedingung für eine erfolgreiche digitale Kommunikation zwischen verschiedenen Parteien.

An den meisten Geschäftsverwaltungsprozessen sind mehrere Parteien beteiligt. Standards gewährleisten, dass deren Kommunikation über verschiedene Software-Anwendungen gelingt. Die Standards vereinfachen nicht nur die Kommunikation verschiedener Systeme, sie garantieren insbesondere auch eine kohärente Arbeitsweise der involvierten Parteien. Damit steigt im Endeffekt die Qualität von Services und der damit verbundenen Dossiers einer Verwaltung.

Quelle: eCH Verein für E-Government Standards: Digitalisierung dank Standards
Keine Mehrfacherfassung
Schnittstellen erübrigen doppelte Arbeit

Das digitale Arbeiten mit integrativen Applikationen erleichtert den Datenaustausch zwischen verschiedenen Stellen enorm.

Die Applikation LOGANTO Einwohner von Abraxas beispielsweise ermöglicht allen Abteilungen und Dienststellen einer Gemeinde oder Stadt dieselben Personendaten zu nutzen. Automatische Schnittstellen zu wichtigen Applikationen wie z. B. Steuern, Finanzen und Werke gewährleisten, dass immer die korrekten, aktualisierten Personendaten verwendet werden. So muss nicht jede Abteilung selbst die entsprechenden Personendaten nachführen: Mehrfacherfassungen entfallen.
Zeitersparnis
Mehr Zeit für Beratungsservice

Digitalisierte Prozesse sparen viel Ressourcen und Zeit. Zeit, die für Kernkompetenzen wie z. B. die persönliche Beratung frei wird.

Den Trend zu mehr Beratungsservice als Kernaufgabe der zukünftigen Verwaltung sieht auch Prof. Dr. Kuno Schedler, Prorektor und ordentlicher Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Universität St.Gallen. Er untersucht die Verwaltung der Zukunft und sagt die grosse Herausforderung wird es sein «den menschlichen Moment aufzuwerten».

Die integrativen Lösungen und Applikationen von Abraxas machen es einfach, innerhalb der verschiedenen Stellen einer Verwaltung wie auch zwischen verschiedenen Verwaltungen vernetzt und damit effizienter zu arbeiten. Vor allem der digitale Datenaustausch über Schnittstellen spart Zeit. Diese gewonnene Zeit lässt sich dann für die immer wichtiger werdende Kernkompetenz der persönliche Beratung für Anliegen aus der Bevölkerung aufwenden.

Zum Interview mit Prof. Dr. Kuno Schedler, Prorektor und ordentlicher Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Universität St.Gallen, im Abraxas Magazin

Verwaltungen sparen Zeit und Ressourcen dank Automatisierung

Der Service der elektronischen Betreibung der Stadt St.Gallen zeigt, wie gleich drei Ämter von Effizienzsteigerungen profitieren:

Betreibungsamt
Trotz Zunahme der Geschäftsfälle von ca. 15 % seit der Einführung von eSchKG im Jahr 2011, konnten diese mit weniger Personal bewältigt werden.

Steueramt
Die Zeit für das Buchen der Betreibungskosten entfällt, was rund 100 Stunden pro Jahr entspricht.

Finanzamt
Fehlerquellen sind reduziert, weil alles elektronisch abgewickelt werden kann. Manuelle Arbeitsschritte wie das Scanning entfallen. Kombiniert mit dem mehrheitlich elektronischen Austausch, resultiert eine klare Effizienzsteigerung.

Quelle: Interview mit den Verantwortlichen bei den drei Ämtern.

Beispiele effizienter Prozesse

Wie fit ist Ihre Verwaltung?

Der erste Schritt hin zur digitalen Verwaltung beginnt mit einer Standortbestimmung. Mit dem Abraxas Digi-Check können Sie den Digitalisierungsgrad Ihrer Verwaltung ohne grossen Aufwand testen. Nach der Beantwortung eines Fragekataloges wird ein individuelles Beratungsdossier mit geeigneten Massnahmen erstellt.

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